Hoppa över menyer

Kommunikations- och varumärkespraxis för Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt 2021–22/25

Bättre varje dag – tillsammans

Inledning: Kommunikation är dialog – mellan oss och vår kundkrets

Social- och hälsovården står inför enorma omvälvningar. Även globalt sett är den tid vi nu genomlever mycket exceptionell, och entydig och klar kommunikation blir allt viktigare. Omvälvningarna påverkar också kommunikationen och vi måste vara beredda att ifrågasätta invanda rutiner och förnya oss smidigt.

Kommunikationen inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt är en form av service – både intern och extern. Genom vår kommunikation vill vi bidra till att förbättrade personal- och klientupplevelser. Kommunikationen inom och utom sjukvårdsdistriktet följer sjukvårdsdistriktets värderingar och strategi.

Envar av oss är en kommunikatör, och tillsammans utgör vi Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Det är genom vår dagliga kommunikation som vi bygger upp vår gemenskap och kultur. Vi informerar alltid, då det bara är möjligt, vår egen personal allra först. Alla vi som är anställda av sjukvårdsdistriktet måste känna till grunderna för vårt kommunikationsarbete och vårt varumärke.

Allt vad vi som sjukvårdsdistrikt kommunicerar – och vad andra kommunicerar om oss – inverkar på den bild som våra kunder och andra intressegrupper får av oss. Uppfattningen om oss påverkas och struktureras vid varje möte, då vi kommunicerar allena eller i grupp, som individer eller i team.

Kommunikation som planeras och schemaläggs väl stärker delvis vår konkurrenskraft som arbetsgivare och som eftertraktad vårdgivare. Vi vill att varje medborgare som är bosatt i Egentliga Finland, Satakunta, Österbotten eller Åland vill ha sin vård precis hos oss. Vi vill vara den med uppskattade arbetsgivaren i vårt land och vi vill att yrkeskunnigt folk söker sig till oss och ingen annan arbetsgivare.

Det är genom kommunikation som vi gör vårt värdefulla arbete och spetskunnande synligt. Vårt arbete blir konkret verklighet, då vi för diskussioner om olika aktuella ämnen med olika intressegrupper. Här kan var och en av oss också påverka vad man anser om oss och hur vi uppfattas.

Världen medialiseras och flödet av information kring oss bara ökar. Vi måste våga välja vad vi förmedlar genom vår kommunikation. Vår kommunikation måste betjäna våra intressegrupper – kommunikationen måste helt enkelt erbjuda precis det som de behöver och det som de vill veta.

Vi är vakna och känsliga för förändringar och söker lösningar för att göra vårt kommunikationsarbete bättre varje dag. Bättre varje dag – tillsammans.

Bakgrund och syfte med kommunikations- och varumärkespraxisen

Syftet med att specificera denna praxis är att sammanfatta de centrala målsättningarna, sättet att kommunicera och karaktären av varumärket beträffande Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt.

Den nya praxisen ersätter sjukvårdsdistriktets kommunikationsstrategi av år 2019. Uppdateringen bygger på sjukvårdsdistriktets strategiarbete och på interna diskussioner som fördes under hösten 2020. Kommunikations- och varumärkespraxisen förverkligar strategin som sjukvårdsdistriktets fullmäktige godkände i november 2020. De största ändringarna gäller bindningen av kommunikationen till sjukvårdsdistriktets strategi, där målsättningen är att skapa dialog mellan sjukvårdsdistriktet och dess intressegrupper.

Kommunikations- och varumärkespraxisen behandlades av samarbetskommittén 20.4.2021, av sjukhusets ledningsgrupp 18.5.2021 och av styrelsen 15.6.2021.

Praxisen uppdateras vid behov. De praktiska instruktionerna och varumärkesarbetet baserar sig på detta material som också uppdateras vid behov.

Värderingarna och missionen är grunderna för allt, medan principerna för kommunikationen styr hur vi kommunicerar

Kundinriktning, jämlikhet, välmående personal, reformvänlig verksamhet och hållbar utveckling styr vårt kommunikationsarbete, precis som de styr all vår verksamhet.

Vi följer dessutom dessa sju principer i vår kommunikation:

  1. Öppenhet. Vi informerar dem som behöver informationen med undantag för sådan information som måste hemlighållas enligt lag. Vi överlåter offentliga dokument på begäran. Vi informerar redan då ärenden bereds. Vi tar också upp ärenden som inte är angenäma för oss själva.Vi sporrar till konstruktiv dialog och respektera ordfriheten.
  2. Tillförlitlighet. Offentligheten kan lita på att att den information som vi utger är korrekt och att vi arbetar på ett ärligt sätt. Om vi utgett felaktig information, rättar vi till den.
  3. Kommunikation i rätt tid. Vi schemalägger vår kommunikation så att den delges i rätt tid med tanke på mottagare och ärende.
  4. Tjänstvillighet. God kommunikation spelar en central roll för våra serviceinsatser. Vi ser till att våra patienter och andra klienter får tillräckliga och klara upplysningar som stöd för sin vård och för andra ärenden. Vi beaktar de krav som tvåspråkigheten ställer också i kommunikationen gällande vår service.
  5. Reformvänlighet. Vår kommunikation utvecklas och förnyas i takt med att omständigheterna ändrar.
  6. Effektivitet. Vår kommunikation leder till önskade ändringar och önskat beteende. Genom kommunikation är det också möjligt att höja kunskapsnivån.
  7. Begriplighet. Vi uttrycker oss så klart som möjligt och vårt språk är begripligt för våra målgrupper. Vi kommunicerar på finska och på svenska, och vid behov också på andra språk.

Kommunikationsmålen bygger på strategin

Vår kommunikation förverkligar strategin som Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt fastslagit. Vi vill skapa en klar och enhetlig helhetsbild av vår verksamhet. Utgångspunkten för kommunikationen utgörs av de strategiska målsättningarna och deras tyngdpunkter.

Vår mission i egenskap av universitetssjukhusdistrikt är att producera högklassiga hälsovårdstjänster och forskning.

Vår vision är att bli det mest uppskattade och modernaste sjukvårdsdistriktet i Finland. Enligt detta riktar vår kommunikation sig mot framtiden.

Vår strategi för de kommande åren är: Bättre varje dag – tillsammans. I denna devis sammanfattas vår gemensamma målsättning – att vår vilja är att förbättra och bota på många sätt och att göra detta tillsammans. Kommunikationen bygger på denna grund.

Kundupplevelsen

Kundupplevelsen består av interaktionen mellan oss och våra kunder. Vi vill att vår kundupplevelse är känd och erkänd i hela riket.

För att detta ska ske förnyar vi vår kommunikation i en alltmer kundorienterad riktning bl.a. genom att utveckla mångmedialt innehåll som resonerar med våra kunder och betjänar dem.

Personalupplevelsen

Interaktiv kommunikation är väsentligt inom vår arbetsgemenskap; hos oss ska envar kunna känna att hen blir hörd och sedd.

Det är genom kommunikation som vi anammar betydelsen av vårt eget arbete som syftar till att nå de mål som vi ställt oss. För att förbättra personalupplevelserna utvecklar vi kommunikationen i ömsesidigt samarbete med varandra i en alltmer tilltalande, aktuellare och mer interaktiv riktning. [Dessutom bidrar vårt arbete till att utveckla arbetsgivarimagen.

Kommunsamarbetet

Väl fungerande kommunikation är basen för samarbete med kommunerna.

I en föränderlig miljö ökar betydelsen av förändringskommunikation.

Vi som arbetar med kommunikation förbereder oss för social- och hälsovårdsreformen.

Kontinuerlig förbättring och förnyelse

I vårt kommunikationsarbete syns vårt spetskunnande och vår kontinuerliga förnyelse bl.a. däri att vi berättar om varför vi som sjukvårdsdistrikt står i spetsen för specialsjukvårdskunnande, om vårt samarbete med universiteten, om forskning av hög kvalitet, om innovation och om hållbar utveckling.

Uppföljning och värdering av vår kommunikation och vårt varumärke

Vi uppföljer och mäter systematiskt regelbundet hur målen för vår kommunikation har nåtts. De viktigaste syftena med att mäta är utveckling av kommunikationen, förnyelse och förbättring av kommunikationsarbetet. På detta sätt kan vi betjäna allt bättre våra kunder och klienter.

Genom att uppfölja och mäta kommunikationsarbetet kan vi bedöma hur vi lyckats i vår kommunikation, hur väl mottagarna fått en klar helhetsbild av sjukvårdsdistriktets målsättningar och operativa verksamhet och hur olika kommunikationskanaler fungerar.

Vi mäter kommunikationen bl.a. genom att uppfölja utvecklingen av sjukvårdsdistriktets / ÅUCS anseende, innehållet i kommunikationen och funktionen av kommunikationskanalerna. Uppföljningen och mätningen använder sig av ett flertal verktyg, bl.a. mediauppföljning, analys av nätsidor, analysverktyg för sociala medier och analys av olika teman och kampanjer.

Vårt grundbudskap och kärnbudskapen till olika intressegrupper

Vår slogan är samtidigt vårt grundbudskap: ”Bättre varje dag”.

Med vårt grundbudskap undertecknar vi vårt arbete. Budskapet förtäljer framför allt vårt sätt att arbeta och agera och utgör därför också ett löfte. Grundbudskapet förmedlar betydelsen av vårt arbete för olika intressegrupper.

På primärnivå säger sloganen att ÅUCS viktigaste dagliga funktion är att bringa bättre hälsa åt människor. Å andra sidan är sloganen ett kraftigt uttalat löfte att ÅUCS vill aktivt utveckla sjukhusverksamheten. Det må gälla undersökningar av nya vårdmetoder eller bättre beaktande av patientsynvinkeln – ÅUCS förbättrar sina prestationer varje dag.

Kärnbudskapen som riktar sig till de olika intressegrupperna berättar vilket vårt väsentligaste budskap är då vi kommunicerar med våra intressegrupper

Kärnbudskapen sammanfattar det mest väsentliga innehållet i våra målsättningar, värderingar och servicelöfte. Kärnbudskapen beskriver hur vi infriar löftena som vi gett våra viktigaste intressegrupper.

Kärnbuskapen används för planering av innehållet i kommunikationen och marknadsföringen.

Tonen då vi kommunicerar påverkar sinnebilden av oss bland målgrupperna

Förutom våra värderingar och principer har vi identifierat omständigheter som beskriver vårt handlingssätt. Det gäller omständigheter som vi gärna vill att människorna ska associera oss med. Dessa omständigheter styr tonen och stilen i vår kommunikation. De utgör också en grund på vilken både visuell och auditiv kommunikation bygger.

Hurdan bild vi ger av oss själva beror till stor del på hur vi agerar och med vilken ton vi kommunicerar. Intrycken hos mottagaren bygger våra vardagshandlingar och därmed också på hur envar av oss kommunicerar.

Detta vill vi vara och såhär vill vi kommunicera:

  • tillförlitligt
  • modigt
  • kunnigt
  • tryggt
  • vänligt
  • empatiskt
  • effektivt
  • människonära
  • modernt
  • klientfokuserat
  • forskningspositivt
  • internationellt

Detta är vi inte och såhär vill vi inte kommunicera: arrogant, ovänligt, upptaget, byråkratiskt, långsamt, tråkigt, gammalmodigt, introvert, otydligt, svårbegripligt.

Kommunikationen har flera roller

Kommunikation ingår som en viktig del av vårdarbetet och i våra kundkontakter. Kommunikation är viktigt för att skapa arbetsgemenskapens personalupplevelse. Vi alla kommunicerar. Kommunikation är också en viktig del av förvaltningen och styrningen av vår organisation.

Kommunikationsansvaren finns beskrivna i Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts förvaltningsstadga och verksamhetsstadga. Enligt dessa leds samkommunens kommunikation av styrelsen som godkänner kommunikationsstrategin och -praxisen. Direktören för sjukvårdsdistriktet leder samkommunens dagliga kommunikation med kommunikationsenheten som sitt stöd.

Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt är en myndighet som kommunicerar med offentligheten. ÅUCS utgör spetsen för vår kommunikation då vi kommunicerar med våra klienter.

Då vi riktar vårt budskap som myndighet till offentligheten och kommunicerar med våra kommunklienter (våra ägare) och med andra myndigheter, använder vi hela namnet på vårdorganisation, alltså Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt.

  • Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt erbjuder hälsovårdsservice och forskning av hög internationell standard.
  • Då Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt kommunicerar i egenskap av myndighet sker detta med hög precision, pålitligt, övertygande och begripligt.
  • Sjukvårdsdistriktet garanterar en trygg morgondag, och då kan personalen koncentrera sig på patientvården.

Då vi kommunicerar med våra klienter och eventuella blivande arbetstagare, är det ÅUCS, d.v.s. Åbo universitetscentralsjukhus, som står spetsen för vår kommunikation.

  • ÅUCS är ett universitetssjukhus av högsta klass. Sjukhuset erbjuder både den bästa specialsjukvårdsservicen som finns i Finland och utgör en fruktbar miljö för forskning och undervisning.
  • ÅUCS tilltalar människan, alltså patienten, genom att framstå som human och kunnig.
  • ÅUCS syns i kommunikationen med klienterna (på inbjudningar, internetsidor, sociala medier, broschyrer) och konkret i vardagen (bl.a. i klientutrymmen, våra arbetskläder, på informationsskyltar, i namnen på verksamhetsområdena).

Alla resultatområden och affärsverk inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt tillämpar denna gemensamma kommunikationspraxis.

Nuläget för det visuella och användningen av logon

I allt vårt material ska den gemensamt godkända visuella utformningen och våra officiella logon användas. För att sinnebilden ska utvecklas i en positiv riktning, är det viktigt att marknadsföringskommunikationen är enhetlig och elegant.

Logon för Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt används i samband med distriktets officiella dokument, blanketter med mera då kommunikationen riktar sig till officiella parter.

ÅUCS varumärkeslogon används i kommunikationen med kunder (bl.a. inbjudningar, internetsidor, sociala medier, broschyrer, videor) och konkret i samband med det vardagliga vårdarbetet (bl.a. klientutrymmen, informationsskyltar, arbetskläder).

Varumärkeshandboken (som innehåller instruktionerna för den grafiska formen) är en garanti för professionell, modern och enhetlig utformning.

Produktionen av innehåll till marknadsföringsmaterial ska vara av hög kvalitet (t.ex. gällande visuellt uttryck med bild/video). Vi använder konkurrensutsatta reklambyråer för vår materialproduktion.

Päivitetty: 18.6.2021 09:33